Scrivere lettere commerciali in modo corretto ed efficace.
L'inglese è la lingua delle comunicazioni e degli affari internazionali. E' quindi importante saper scrivere in inglese senza commettere errori e soprattutto facendo una buona impressione: una bella lettera commerciale può infatti creare tante nuove opportunità. Per cui non perdere tempo, leggi quanto segue e diventerai un professionista della corrispondenza!
L'importanza di un impatto positivo
Cerca di dare subito una buona impressione, fin dall'inizio della lettera (salutation). Assicurati che il nome ed il titolo della persona siano esatti: Dear Ms.
Jones. Usa Dear Sir o Dear Madam se non ne conosci i dettagli.
Evidenziare lo scopo della lettera
Nel primo paragrafo è importante indicare subito lo scopo della lettera, per esempio: As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested.
Le motivazioni della lettera
Ci sono diverse ragioni per scrivere una lettera commerciale, come inquiry (richiesta informazioni), request (chiedere che qualcuno faccia qualcosa di particolare), apology (scuse) o complaint (reclamo per un disguido). Da questo dipende lo stile della tua lettera.
Lettera di richiesta
Se scrivi una lettera per chiedere che la persona faccia qualcosa per te usa le seguenti espressioni: Could you possibly... o I would be grateful if you could...
Comuncare qualcosa di spiacevole
Se devi comunicare una notizia non gradita o scusarti per qualcosa, dovrai essere molto garbato e con molto tatto comunicare le ragioni del problema. Per esempio Unfortunately we are not hiring
any new staff at the moment. o I am afraid that we will be
unable to meet your order on time due to problems with our supplier.
Terminare la lettera
Nell'ultimo paragrafo puoi riportare i cosiddetti closing remarks (indicazioni di chiusura) come Please contact
us if you have any further questions. Se devi allegare della documentazione puo aggiungere Please find enclosed... or I am enclosing... alla fine della lettera.
Fare riferimento ad un prossimo contatto
Inoltre dovresti concludere facendo riferimento ad un prossimo contatto, cioè I look forward to seeing you next Thursday.
Chiudere la lettera
I saluti finali (close o ending) nella tua lettera dipenderanno dal livello della tua relazione con il destinatario: Yours faithfully è un'espressione più formale di yours sincerely, mentre best regards si usa con gli stretti collaboratori o gli amici.
Firmare le lettera
Dovrai inserire a mano la tua firma (signature)dopo i saluti, prima del tuo nome e della tua posizione.
Controllare che non ci siano errori
Prima di spedirla rileggi sempre la lettera (proofread) attentamente per cercare eventuali errori di grammatica, ortografia o punteggiatura. Come controllo finale chiediti se la lettera è davvero chiara, concisa, coretta, cortese, convincente e completa.
